peran dan fungsi tenaga administrasi pendidikan

PENDAHULUAN

    Segenap aspek kegiatan manusia pada dasarnya harus selalu berjalan melalui proses tertentu dalam mencapai tujuannya. Semua kegiatan kehidupan manusia tak mungkin dapat berjalan dengan lancer, ekonomis efektif. Kalau dibiarkan secara “natural” saja. Baik bidang politik, social budaya dan lain-lain. Secara rasional harus di selenggarakan berdasarkan proses kerja tertentu yang dapat membawa segenap aktivitas yang ada kearah yang lebih berhasil. Dalam hal ini. Jalan yang dapat memberikan jawaban atas tantangan di atas adalah perlunya penerapan system kerja administrasi kedalam unsure-unsur kegiatan disemua bidang kehidupan. Termasuk kedalam lingkup permasalahan ini adalah diselengarakannya pendidikan sebagai salah satu sector pembangunan nasional yang didukung oleh system administrasi atu pengelolaan yang canggih, dengan harapan agar memperoleh hasil yang seoptimal mungkin.
    Ilmu administrasi sebagai ilmu yang bmembicarakan mengenai berbagai usaha manusia dalam rangka meningkatkan efesiensi dan afekktivitas serta produktifitas kerja, aktivitas di dalam suatu organisasi, unit kerja maupun kelompok-kelompok tertentu, yang diarahkan untuk mencapai suatu tujuan. Usaha-usaha yang dimaksud terutama diarahkanuntuk mendayagunakan sumberdaya manusia di samping sumberdaya lainnya. Supaya dapat mencapai hasil usaha (hasil kerja) secara optimal.

    Lembaga pendidikan formal, baik sekolah/madrasah maupun perguruan tinggi merupakan suatu pola kerja sama antar manusia yang saling melibatkan diri dalam suatu unit kerja (kelembagaan) tidak bisa terlepas dari kegaiatan administrasi sebagaimana yang disebut di atas. 
    Pendidikan sebagai salah satu proses interaksi manusia tidak terlepas dari jangkauan wawasan kerja administrasi ini. Pendidikan yang dikatagorikan “sukses” adal bial setiap jaringan kerjanya telah berjalan sesuai dengan rencana, dan mencapai sasaran dan tujuan yang sepadan dengan kadar. Yang dijadikan modal. Atau secara filosofis sejalan dengan  apa yang dicita-citakan “organizational” maupun nasional.
    Dengan dasar-dasar pemikiran di ataslah, penyususn menganggap penting penyususunan makalah dengan tema “Konsep Tenaga Administrasi Pendidikan” dalam rangka untuk memberikan andil yang besar dalam menjawab segala tantangan tersebut.  Guna menyelenggarakan suatu system pendidikan yang mampu memenuhi misi dan tujuan sebgaimana yang telah dicita-citakan. Para pemimpin, guru, maupun tenaga pelaksana dilapangan perlu dibakali dengan bidang ini karena mereka berhadapan langsung  dengan iku-liku pendidikan yang membutuhkan suatu penataan secara efektif dan efesien. Di dalam makalah ini akan disajikan, pengertian, fungsi, peran, dalam rangka untuk lebih mudah memahaminya.

Pengertian

Dalam pembahasan ini, konsep administrasi dipandang sama dengan konsep Manajemen. Manajemen Pendidikan terdiri dari dua kata yaitu manajemen dan pendidikan, secara sederhana manajemen pendidikan dapat diartikan sebagai manajemen yang diterapkan dalam bidang pendidikan dengan spesifikasi dan ciri-ciri khas yang berkaitan dengan pendidikan. Oleh karena itu pemahaman tentang manajemen pendidikan menuntut pula pemahaman tentang manajemen secara umum. Berikut ini akan dikemukakan tentang makna administrasi
Secara morfologis kata “Administrasi” berasal dari bahasa latin yang terbentuk dari kata “Ad” dan ”ministrate”. Kata “ad” mempunyai pengertian yang sama dengan kata “to” dalam bahasa inggris berarti ke atau kepada “inistrare” mempunyai makna yang sama dengan istilah “to” conduct”, “to lead” dan “toguide” atau: mengarahkan, melayani, memimpin dan membimbing. Sedangan isltilah “to administer” itu sendiri dalam bahasa inggris mengandung beberpap pengertian yakni: mengarhkan, mengatur, dan memelihara. 
The Liang gie dan kawan-kawan berpendapat bahwa administrasi adalah: segenap rangkaian perbuatan penyelenggaran setiap usaha kerja sama sekoelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. 
Sedangkan menurut Prajudi Atmosudirdjo memebedakan pengertian administrsi menjadi dua:
1.    pengertian sempit, administrasi berarti tata usaha (Administrate atau Office Work)
2.    pengertain luas, administrasi dapat ditinjau dari tiga sudut:
a.    dari segi proses, administrasi sebagai keseluruhan proses yang dimulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses pengawasan, sampai pada proses pwcpain tujuan.
b.    Dari segi fungsi, administrasi adalah  sebagai totalitas atau keseluruhan aktivitas yang ahrus dilaksanakan secara sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan sebagai pemimpin suatu usaha (administrator)
c.    Dari segi institusi, (kelembagaan) missal PN pembangunan perumahan adalah suatu lembaga.
Dalam kitab Undang-Undang sendiri menyatakan bahwa tenaga kependidikan bertugas melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan dan pelayanan teknis untuk menunjang proses pendidikan pada satuan pendidikan.
Dari uraian pengertian Administrasi tersebut, dapat dipahami secara ringkas bahwa, adminstrasi adalah serangkaian kegiatan atau proses penyelenggaraan suatu kerja guna mencapai suatu tujuan yang telah di tetapkan sebelumnya. 

Konsep Peran Tenaga  Administrasi Pendidikan
Bagian terpenting dari lembaga adalah peranan. Peranan ialah jabatan. Sifat-sifat peranan saling mengisi. Peranan dan fungsi Tenaga Administrasi Pendidikan belum sepenuhnya diberdayakan oleh Sekolah, pada hal peranan dan fungsi Tenaga Administrasi Pendidikan mendukung kelancaran pembelajaran. Peranan menimbulkan harapan dan berkonflik dengan kepribadian Peranan Tenaga Administrasi Pendidikan adalah administrator, personal, sosial, dan manajer.
Suatu bagian penting lainnya dari suatu lembaga ialah peranan. Peranan ialah aspek-aspek dinamis dari kedudukan dan jabatan di dalam suatu lembaga, dan ia menetapkan perilaku para pemegang peranan itu. Di sekolah, pemegang peranan itu meliputi pendidik, tenaga kependidikan, dan peserta didik. 
Menurut Getzel (1958), peranan memiliki harapan-harapan yaitu kewajiban, tanggung jawab, dan haknya. Kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa peranan sebagai Tenaga Administrasi pendidikan memiliki harapan antara lain ingin:
- peranan dan fungsinya dihargai sama pentingnya dengan kepala Sekolah  dan guru,
- kesejahteraan Tenaga Administrasi pendidikan sebagian haknya juga ditingkatkan,
- tertib administrasi,
- Ingin mendapatkan pengalaman berada di tempat lain,
- Ingin menambah teman-teman baru,
- Ingin melepaskan kejenuhan di tempat kerja.
- Tenaga Administrasi pendidikan  ingin diberdayakan peran dan fungsinya karena selama ini masih ada kepala Sekolah yang hanya melibatkan dalam pembuatan program saja, sedangkan dalam pelaksanaannya tidak dilibatkan, mungkin untuk menghemat, kurang kompeten, hubungan interpersonal kurang baik, dan mungkin pula ketertutupan kepala Sekolah dalam hal keuangan .

Tenaga Administrasi Pendidikan Sekolah ingin dihargai karena manusia pada hakikatnya memiliki kebutuhan ingin dihargai juga  atau esteem need. Sekolah dapat diibaratkan dengan  sebuah tim sepak bola, maka peranan dan fungsi kepala Sekolah sebagai kapten, guru sebagai penyerang, gelandang tengah dan back, maka Tenaga Administrasi Pendidikan Sekolah adalah sebagai keepernya. Semuanya sama tujuannya yaitu ingin mencetak gol sebanyak-banyaknya. Jadi semua peran dan fungsi di sekolah adalah sama pentingnya. sifat pokok dari peranan-peranan adalah satu sama lain saling melengkapi untuk mencapai tujuan sekolah secara efektif, efisien, mandiri, dan akuntabel.
Misalnya, guru berperan memberi pembelajaran, siswa berperan sebagai pembelajar. Pengawas berperan sebagai pembimbing kepala sekola, kepala sekolah berperan sebagai pihak yang dibimbing. Tenaga Administrasi Pendidikan Sekolah berperan sebagai administrator,  kepala Sekolah, guru, siswa, dan orang tua yang memanfaatkan administrasi tersebut. Semua peranan masing-masing adalah untuk mencapai tujuan sekolah. Penghargaan terhadap pentingnya peranan dan fungsi Tenaga Administrasi Pendidikan sampai saat ini masih kurang disadari dan kurang mendapat perhatian baik oleh warga Sekolah, warga masyarakat, ilmuwan, maupun pejabat.
Tetapi, dengan adanya Direktorat Tenaga Kependidikan, niat dan upaya untuk meningkatkan harkat dan martabat serta citra Tenaga Asministrasi Pendidikan semakin mendapat perhatian. Terbukti dengan semakin banyaknya bimbingan teknik (pelatihan) Tenaga Administrasi Pendidikan yang telah dilakukan Direktorat Tenaga Kependidikan di mana sebelumnya pelatihan seperti ini sangat langka dilaksanakan.
Sebenarnya, kalau kita mau jujur, dan berdialog dengan hati nurani dan menganggap sekolah sebagai suatu sistem sosial; maka peranan dan fungsi setiap orang sama pentingnya karena masing-masing saling membutuhkan. Semua yang diciptakan Tuhan pasti ada manfaatnya. Coba bayangkan, seandainya penjaga sekolah tidak masuk, pintu tidak bisa dibuka, maka proses pembelajaran di kelas akan terganggu.
Pekerjaan tenaga administrasi menurut Terry (1958) meliputi: penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan surat menyurat dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Selanjutnya ditambahkan Terry bahwa tujuh kegiatan tenaga administrasi adalah: (1) mengetik, (2) menghitung, (3) memeriksa, (4) menyimpan, (5) menelpon, (6) menggandakan, (7) mengirim surat,
Dari berbagai pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa peranan Tenaga Administrasi Pendidikan adalah sebagai administrator. Jika Tenaga Administrsi Pendidikan tersebut memiliki staf, maka peranannya bertambah satu yaitu sebagai pengelola (manager). Manajer menurut The Liang Gie (2000) ialah seorang yang mampu melihat semua urusan dalam keseluruhannya, melimpahkan pekerjaannya, membangkitkan gairah kerja, memberikan insipasi, membimbing stafnya, bekerja sama, dan menerapkan teknik-teknik administrasi perkantoran.
sebagai seorang administrator, ia harus memahami dan mampu mengkoordinasikan penyelenggaraan administrasi Sekolah sesuai pedoman pengelolaan administrasi Sekola. Jadi, seorang administrator harus mampu sebagai koordinator. Di samping itu, ia juga harus mampu menciptakan pelayanan administrasi yang lancar dan tepat waktu.

Konsep Fungsi Tenaga  Administrasi Pendidikan
Fungsi. Tenaga Administrasi Pendidikan  adalah memberikan pelayanan prima baik dalam makna sebenarnya dan singkatan. Singkatan pelayanan prima sudah mengandung dimensi pelayanan yang harus diperhatikan dalam melaksanakan pelayanan prima. Keefektifan individual ditentukan oleh sikap, keterampilan, pengetahuan, Salah satu cara untuk mengefektifkan peran dan fungsi tenaga administrasi sekolah adalah dengan melakukan pelatihan keterampilan manajerial berbasis kompetensi.
Hanry Fayol (18841925) mengemukakan bahwa fungsi-fungsi Administrasi adalah sebagai berikut: 
a.    planning (perencanaan)
b.    organizing (pengorganisasian)
c.    commanding (pemberian perintah)
d.    coordinating (pengkordinsian)
e.    controlling (pengawasan)
kalau kita hubungkan kembali dengan hakikat administrasi yang terpenting dala penyelenggraan kegiatan administrasi adalah bagaimana menciptakan suatu situasi dan lingkungan yang memungkinkan individu di dalam suatu organisasi dapat bekerja sama secara produktif demi tercapainya tujuan-tujuan organisasi. 
Sedangkan juther M. gullick (lahir 1892) seorang sarjan amerika serikat yang pernah menjbat sebagai presiden dari institute of public administration Universita Columbia (1931-1942) mengatakan bahwa fungsi-fungsi pokok administrasi adalah:
a.    Planning (peremcanaan)
b.    Organizing (pengorganisasian)
c.    Staffing (penyusunan staff)
d.    Directing (Pembimbingan)
e.    Coordinating (pengkordinasian)
f.    Reporting (pembuatan laporan)
g.    Budgeting (penganggaran)
Rangkaian fungsi-fungs di atas ditinju dari segi filsafat Administrasi, khususnya yang menyangkut fungsi penggerakan bawahan. Maka yamg terpenting dari pembagian tersebut adalah “Derecting”  dalam rangka mengelola, memberikan pembimbingan, mengarahkan dan menggerakkan segenap sumber daya alam yang ada dalam suatu organisasi. Khususnya para personelnya agar dapat memjberikan sumbanganya yang sangat bermanfat bagi keberhasilan organisasi.

Prinsip-prinsip administrasi pendidikan
Pada pembahasana sebelumnya lebih banyak berbicara tentang dasar-dasar adminitrasi , berikut ini kan di bahas tetang prisip-prinsip administrasi pendidikan, yang memebrikan pedoman pelaksanaan ilmu administrasi pendidikan di lpangan  praktis, seperti dalam suatu system penyelenggaraan pendidikn di sekolah maupun di luar sekolah. Prinsip-prinsip berikut tentu sj diangkat dariprinsip-prinsip fundamental yang menggunakn pendekatan ilmiyah dalam manajemen (scientific approach to management).
Hasil analisa Harold Koont, dan kawan-kawan tetang prinsip-prinsip yang diusulkan oleh Taylor dapat digaris bawahi sebagai berikut:
1.    Menetapkan kembali prosedur dan tekhnik yang dilandasi oleh pengetahuan terorganisir
2.    Mencapai keharmonisan tindakan kelompok, bukan sebaliknya
3.    Mencapai Susana kerjasama manusia, bukan individualisasi yang semraut
4.    Bekerja untuk memperoleh output semaksimal mungkin
5.    Mengembangkan para bawahan semaksimal mungkin sesuai dengan segala kemampuan yang ada pada diri dan kemakmuran persatuan mereka sendiri.
Kelima prinsip di atas merupaka seperangkat pedoman yang dapat di pegang setiap langkah penyelenggaraan administrasi pendidikan agar usaha-usaha pendidikan itu mampu mencapai tingkat produktivitsnya semaksimal mungkin, yang pda gilirannya tujuan pendidikan itu sendiri dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan.        
Sedangkan Prinsip Dasar Administrasi Pendidikan Modern Administrasi pendidikan modern lebih mengarah kepada penghargaan yang tinggi terhadap komponen manusia. Prinsip demokrasi dalam pendidikan dijunjung tinggi, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun prinsip prinsip itu adalah sebagai berikut:
1.    Memprioritaskan tujuan di atas pertimbangan pribadi dan mekanisme organisasi.
2.    Pengorganisasian wewenang dan tanggung jawab.
3.    Penyesuaian tanggung jawab diberikan pada karakter personal.
4.    Pengenalan terhadap faktor psikis manusia.

KESIMPULAN

Administrasi pada intinya adalah kerja sama antar manusia karena manusia adalah makhluk yang lemah dan tidak sempurna, sementara pada sisi yang lain manusia mempunyai berbagai macam kebutuhan yang senantiasa menuntut untuk dipenuhi, maka manusia membutuhkan manusia lain untuk bekerja secara bersama-sama dalam memenuhi kebutuhannya
Bentuk interaksi berupa kerja sama yang paling ideal dalam upaya pemenuhan kebutuhan manusia adalah administrasi. Karena itu, esensi administrasi adalah keteraturan dalam kerja sama atau kerja sama yang teratur. Kondisi saling membutuhkan merupakan asal mula terjadinya kerja sama. Dalam kondisi saling membutuhkan manusia akan senantiasa berusaha mencari manusia lain. Dalam kondisi membutuhkan manusia selalu mengikatkan diri dengan manusia lain. Kondisi saling terikat yang ada dilandasi oleh hubungan saling bergantung. Ketergantungan manusia yang satu dengan manusia yang lain yang kemudian menjadi inti kerja sama.

Dalam bekerja sama, manusia mengejar sejumlah tujuan. Tujuan yang ada pada dasarnya merupakan akumulasi dari sejumlah kebutuhan manusia. Kebutuhan yang ada senantiasa mendesak untuk dipenuhi. Untuk melakukan efisiensi terhadap pemenuhan kebutuhan, manusia menentukan tujuan-tujuan tertentu yang akan dicapai. Tanpa tujuan yang jelas, kerja sama adalah tindakan sia-sia yang menghabiskan waktu dan energi.

Bentuk kerja sama dalam administrasi adalah pembagian kerja. Artinya masing-masing pihak yang terlibat dalam kerja sama akan diberikan tugas berupa pekerjaan yang harus diselesaikan. Dengan pembagian tugas, masing-masing pihak yang terlibat dalam kegiatan kerja sama mempunyai pekerjaan yang berbeda-beda. Keragaman aktivitas  timbul dari adanya pembagian tugas.